Assistant administratif de mairie F/H (H/F)

Accueil du public

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés
- Renseigner, orienter et informer le public
- Identifier les demandes et orienter les usagers vers les interlocuteurs compétents

Urbanisme :

- Accueillir et renseigner les usagers sur les démarches d'urbanisme (information de premier niveau)
- Réceptionner, enregistrer et assurer le suivi administratif des demandes d'autorisations d'urbanisme
- Préparer les dossiers et assurer leur transmission aux services compétents de la Communauté d'agglomération Gaillac Graulhet

État civil

- Établir les actes d'état civil conformément à la réglementation
- Délivrer les copies et extraits d'actes
- Tenir et mettre à jour les registres d'état civil
- Assurer les formalités administratives liées à l'état civil

Gestion administrative :

- Assurer la gestion du courrier entrant et sortant
- Rédiger les courriers, notes et documents administratifs
- Assurer le classement, l'archivage et la gestion documentaire
- Organiser et assurer le suivi administratif des dossiers
- Apporter un appui administratif au Maire et aux élus

Élections :

- Assurer la gestion des listes électorales
- Participer à l'organisation matérielle et administrative des scrutins
- Préparer les opérations électorales et contribuer au bon déroulement des bureaux de vote
- Assurer le suivi administratif des opérations post-électorales

Archives :

- Organiser, classer et conserver les archives papier et numériques
- Appliquer les règles de gestion et de conservation des documents

Profil recherché :
- Formation de niveau Bac minimum.
- Expérience en Mairie ou collectivité demandée
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement administratif.
- Connaissance appréciée de la réglementation relative à l'état civil, à l'urbanisme et aux élections.
- Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableurs, messagerie électronique) ainsi que des logiciels métiers, notamment Berger Levrault.

- Respect des obligations liées à la discrétion professionnelle, au secret professionnel et au devoir de réserve.
- Rigueur, sens de l'organisation et méthode dans la gestion des missions confiées.
- Capacité à planifier son activité, à hiérarchiser les priorités et à respecter les délais.
- Aisance relationnelle, sens de l'écoute, patience et diplomatie dans l'accueil et les échanges avec les usagers et les partenaires.
- Autonomie, esprit d'initiative et aptitude au travail en équipe.
- Disponibilité, adaptabilité et réactivité face aux contraintes du service public.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

- Cadre d'emplois : Adjoints administratifs territoriaux.
- Date de prise de poste : 1er octobre 2026.
- Temps de travail : 23 heures hebdomadaires, avec une évolution possible vers un temps complet de 35 heures hebdomadaires courant 2027.
- Rémunération : Rémunération statutaire correspondant à la grille indiciaire du cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux.

Candidature : Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à adresser à l'attention de Monsieur Jonathan VIDAL, Maire de Montans.