Agent d'accueil-secrétaire (H/F)

Dans le cadre d'un CDD de remplacement notre association recrute : un/une agent(e) d'accueil secrétaire.

L'agent d'accueil est un employé de l'association Gens du voyage - Gadjé. Il exerce son activité à l'antenne de l'association située dans le Doubs (école Valentin). en référence à son contrat de travail dans le cadre du projet associatif et des engagements pris avec les partenaires institutionnels.

Ses différentes tâches sont :

Accueil et information du public :
- L'accueil physique et téléphonique des usagers selon un planning établi,
- La réception, le tri, la distribution ou réexpédition (si demandée) du courrier des usagers (hors courriers recommandés et lettres d'huissiers),
- La transmission d'informations pratiques / connaissance du secteur géographique et des administrations / manifestations culturelles, sportives ou de loisirs, etc.
- Le recueil de demandes ou d'informations à transmettre aux membres de l'équipe,
- L'annulation de rendez-vous en cas d'absence d'un agent de développement social.

Domiciliation :
- Information des demandeurs sur la procédure à suivre (liste des justificatifs à fournir),
- Accueil des demandeurs sur rendez-vous pour l'instruction du dossier administratif,
- Soumission des demandes à la direction pour signature (en présence d'un agent de développement social),
- Envoi de la décision par courrier au demandeur,
- Classement et suivi des dossiers.

Secrétariat / Régie de caisse :
- La réception, la distribution et l'envoi du courrier de l'association,
- La consultation des courriels et des messages téléphoniques, pour transmission aux destinataires concernés,
- Création et suivi des dossiers « salariés »,
- La prise de rendez-vous auprès de la Médecine du travail,
- Le suivi des arrêts de travail et la préparation des dossiers à adresser à l'organisme de Prévoyance,
- La Régie de caisse : encaissement des adhésions et des prestations, achats, etc.). L'agent d'accueil et de secrétariat est responsable de la comptabilité de la caisse de l'antenne du Doubs via le logiciel fourni par le prestataire de comptabilité.
- La participation aux réunions de service et la rédaction des comptes rendus,
- Divers : commande de fournitures administratives pour l'ensemble des antennes et le Siège, rangement des factures et documents de l'association.

Autres points importants :

- La préparation et la transmission au directeur des différents éléments nécessaires à la tenue des tableaux de bord et à la rédaction des différents bilans,
- Le renseignement des différents outils statistiques.

La salariée rend compte de ses divers actes et actions à son supérieur hiérarchique.
Il est tenu à la discrétion professionnelle concernant les informations qu'il tient de son activité professionnelle.