CDI Responsable logistique et coordination - Alimentation locale (Bordeaux) (H/F)

Présentation de la structure

Servi en local est une association engagée dans le développement des circuits courts alimentaires, la valorisation des producteurs locaux et la mise en lien entre producteurs, restaurateurs, commerces de proximité et collectivités du territoire. À travers son activité d'achat-revente, ses actions de coordination, ses partenariats et ses événements, l'association contribue à rendre les produits locaux plus accessibles aux restaurateurs, collectivités, hôtels, associations, particuliers et acteurs engagés du territoire.

Dans le cadre d'une évolution de son organisation interne, Servi en local recrute un responsable logistique et coordination. Le poste a vocation à prendre en responsabilité le fonctionnement opérationnel, administratif et logistique de l'activité, en lien direct avec la directrice.

Positionnement du poste

Le poste est rattaché hiérarchiquement à la directrice de Servi en local.

La directrice assure le pilotage stratégique, la représentation institutionnelle, le développement des partenariats, les relations financeurs et les arbitrages structurants.

Le ou la responsable assure le suivi opérationnel du middle et back office : coordination de l'activité achat-revente, suivi des commandes, relation courante avec les producteurs et clients existants, organisation logistique, facturation, suivi administratif, reporting, bilans et appui aux appels à projets.

Le poste nécessite une forte autonomie, un bon sens de l'organisation, de la rigueur administrative, une appétence pour le terrain et une adhésion forte au projet associatif.

Missions principales

1. Coordonner l'activité achat-revente et la relation opérationnelle avec les producteurs et clients

Le ou la responsable assure le suivi quotidien de l'activité achat-revente, en lien avec les producteurs, les clients existants et les prestataires.

À ce titre, il ou elle aura notamment pour missions de :

- être l'interlocuteur privilégié des clients existants : recueil, relance et confirmation des commandes ;

- coordonner les commandes avec les producteurs et suivre les disponibilités produits ;

- piloter la relation client au quotidien : suivi des livraisons, traitement des demandes et réclamations, propositions tarifaires ponctuelles ;

- garantir une relation fluide, professionnelle et réactive avec l'ensemble des partenaires (producteurs, restaurateurs, collectivités, hôtels, associations, particuliers).

Le lancement des premiers échanges avec un nouveau client ou un nouveau producteur, ainsi que les nouveaux engagements de l'association, se font en concertation avec la directrice.

2. Assurer la coordination logistique des collectes et livraisons

L'activité d'achat-revente implique une organisation logistique régulière, avec des collectes et livraisons plusieurs fois par semaine.

Le ou la responsable devra être en capacité de :

- organiser et préparer les tournées de collecte et de livraison (documents, chargement) ;

- garantir le respect des règles sanitaires et de la chaîne du froid lors de la manipulation et du transport des produits frais ;

- alerter la direction en cas d'incident logistique, sanitaire ou qualité, et contribuer à l'amélioration de l'organisation.

3. Gérer le suivi administratif, la facturation et les paiements

Le ou la responsable assure la responsabilité opérationnelle du suivi administratif lié à l'activité.

Il ou elle aura notamment pour missions de :

- éditer, envoyer et suivre les factures clients via le logiciel de prise de commande / facturation ;

- effectuer les relances de paiement et suivre les impayés, en alertant la directrice en cas de retard significatif ou de situation sensible ;

- classer les pièces administratives et préparer les éléments transmis à l'expert-comptable ;

- garantir la fiabilité et le suivi documentaire des données administratives et financières (commandes, livraisons, factures, règlements).

La personne recrutée devra être à l'aise avec les outils numériques, les tableaux de suivi, les mails, le téléphone et les logiciels de gestion courants.

4. Produire le reporting mensuel et suivre les indicateurs d'activité

Le reporting est une mission clé du poste : le ou la responsable participe activement au bon pilotage de l'activité en produisant, de façon régulière et fiable, un suivi permettant à la direction de piloter l'association.

Il ou elle aura notamment pour missions de :

- consolider et suivre mensuellement les indicateurs clés de l'activité (volumes vendus, chiffre d'affaires, nombre de clients actifs, marges par secteur de clientèle) ;

- produire un reporting mensuel à destination de la directrice et du bureau ;

- identifier les évolutions significatives et alerter sur les points de vigilance ;

- contribuer à l'analyse opérationnelle de l'activité et proposer des améliorations d'organisation à partir des données suivies.

Cette mission suppose une bonne rigueur, une capacité à structurer l'information et un intérêt pour les indic